Скачать проверочные листы

Отпуск работника

i (19) - копияКому полагается ежегодный оплачиваемый отпуск? Как оформить ежегодный отпуск работника в 2016 году? Обязательно ли писать заявление на отпуск? Когда работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск работнику? Чем дополнительный отпуск работника отличается от

удлиненного? Как оформить в 2016 году отпуск работника без сохранения зарплаты?

Каждый человек, работающий по трудовому договору, имеет гарантированное федеральным законодательством право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Помимо основного отпуска, положенного всем без исключения работникам, существует еще и дополнительный отпуск, предоставляемый только представителям определенных специальностей или профессий.

Кроме того, сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой об отпуске без сохранения зарплаты (так называемый отпуск за свой счет). Важно знать, как правильно рассчитать отпуск работника  и какие документы при этом нужно оформить.

 

Ежегодный оплачиваемый отпуск работника

Данный вид отпуска должен предоставляться всем сотрудникам, отработавшим в организации не менее полугода, на срок не менее 28 календарных дней (или больше, если работник имеет право на удлиненный отпуск, особенности оформления которого рассматриваются ниже). Впрочем, если по согласованию с работодателем сотрудник уходит в отпуск, не отработав положенного срока, отступление от общего правила не считается нарушением закона (ч. вторая ст. 122 ТК РФ).

Чтобы понять, заслужил ли сотрудник право на отдых, нужно определить дату начала рабочего года (не календарного — ст. 124 ТК РФ), а затем отсчитать шесть месяцев с момента установления трудовых отношений. В отпускной стаж не включаются периоды отсутствия на работе без уважительных причин (прогулы), отстранения от работы и пребывания в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.

Сотрудникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев, беременным женщинам перед уходом в декретный отпуск и по его окончании, а также некоторым другим категориям работников ежегодный отпуск предоставляется независимо от количества отработанных в текущем рабочем году месяцев.

Важно: некоторым работникам (судьям, осужденным в период исправительных работ, научным сотрудникам бюджетных учреждений, имеющим ученую степень кандидата наук или доктора наук) ежегодный оплачиваемый отпуск устанавливается не в календарных, а в рабочих днях.

При расчете отпуска рабочие дни следует перевести в календарные в соответствии со статьей 120 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации определяет соответствующий график, составляемый и утверждаемый в конце предыдущего календарного года.

В график включаются как основные, так и дополнительные отпуска всех сотрудников организации, в том числе не использованные в предыдущем периоде. Если в организации есть профсоюз, при утверждении графика отпусков обязательно учитывается его мнение (ст. 123, 372 ТК РФ).

Важно: все работодатели (за исключением физических лиц) обязаны ежегодно составлять график отпусков на будущий год и утверждать его не позже 17 декабря текущего года.

 

Как правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск работника?

Предоставляя отпуск работнику в соответствии с графиком, необходимо соблюсти все формальности:

  • заранее направить работнику уведомление об отпуске;
  • издать приказ о предоставлении отпуска; с
  • делать соответствующую запись в личной карточке сотрудника.

 

Нужно ли предварительно подавать заявление о предоставлении отпуска?

Если отпуск работнику предоставляется в соответствии с утвержденным на предприятии графиком, в этом нет необходимости. Но если сотрудник относится ко льготной категории, имеющей право на отпуск в удобное для себя время, и хочет воспользоваться данным правом, он должен составить заявление. Аналогичное правило распространяется на все случаи предоставления отпуска не по графику.

 

Уведомление об отпуске работника

Согласно трудовому законодательству, минимум за две недели до начала отпуска работодатель обязан уведомить о нем работника. Поскольку нормативными актами не установлена единая форма такого уведомления, в каждом конкретном случае можно выбирать наиболее удобный способ оповещения персонала, например:

  • организовать рассылку персональных уведомлений сотрудникам (уместно в компаниях с небольшим штатом);
  • завести отдельный журнал извещения об отпусках;
  • предусмотреть в форме графика отпусков специальный столбец, в котором каждый сотрудник сможет расписаться в подтверждение факта уведомления.

 

Как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику?

Приказ о предоставлении отпуска работнику составляется сотрудником кадровой службы либо другим уполномоченным лицом с использованием унифицированной формы Т-6 или утвержденного работодателем образца.

Обязательно отразите в документе:

  • полное и сокращенное наименование компании;
  • регистрационный номер приказа и индекс (если есть);
  • дату составления документа;
  • табельный номер, Ф. И. О., структурное подразделение и должность сотрудника, которому предоставляется отпуск;
  • период (рабочий год), за который предоставляется отпуск;
  • точное количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания;
  • если одновременно с основным предоставляются другие виды отпуска, в приказе отражаются их типы, продолжительность, даты начала и окончания;
  • общую продолжительность отпуска.

 

После того как руководитель организации или уполномоченное им лицо заверит приказ своей подписью, следует ознакомить уходящего в отпуск работника с документом под подпись, с указанием даты ознакомления.

Не забудьте после ознакомления с приказом сделать соответствующие пометки в личной карточке сотрудника (раздел IX), отразив период работы, вид и основание предоставляемого отпуска, а также даты его начала и завершения.

 

Дополнительный и удлиненный отпуск работника

Наряду с основным ежегодным отпуском работникам, которые трудятся в особых условиях, предоставляется дополнительное время отдыха: его минимальная продолжительность устанавливается Трудовым кодексом РФ и зависит от категории, к которой относится специалист.

Если в организации есть сотрудники, вынужденные работать в режиме ненормированного рабочего дня, работодатель обязан обеспечить им не менее трех календарных дней дополнительного отпуска (ст. 119 ТК РФ), чернобыльцам — не менее 14 календарных дней.

Дополнительный отпуск работника, трудящегося во вредных (2–4-я степень по результатам спецоценки) или опасных условиях, составляет не менее недели (ст. 117 ТК РФ).

Впрочем, можно не ограничиваться законодательно установленным минимумом и предоставить отдельным категориям работников право на отпуск большей продолжительности (ст. 116 ТК РФ): для этого нужно прописать порядок предоставления допотпусков в коллективном договоре, Положении об отпусках или ином локальном нормативном акте.

На практике кадровики нередко путают дополнительный отпуск работника с удлиненным, чего категорически не следует делать, поскольку с правовой точки зрения это два совершенно разных явления.

Удлиненный отпуск не укладывается в стандартные рамки (28 календарных дней), имеет установленную законами и подзаконными актами продолжительность и предоставляется отдельным категориям работников, в частности:

  • несовершеннолетним (ст. 267 ТК РФ);
  • педагогам (приложение к постановлению Правительства РФ от 14 мая 2015 г. № 466);
  • инвалидам (ст. 23 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ);
  • государственным гражданским и муниципальным служащим и т. д.

 

Отпуск работника без сохранения зарплаты

Отпуск без сохранения заработной платы — совершенно особый вид «каникул», которые работодатель может организовать сотруднику по его просьбе. Многие компании в период производственного затишья отправляют в такой отпуск работников, но в графике отпусков его не отображают и не планируют.

Данный вид отпуска имеет ряд особенностей:

  • оформляется только по заявлению работника и никак иначе;
  • в некоторых случаях работодатель не может отказать в его предоставлении;
  • перенести его на следующий рабочий год нельзя;
  • пребывание в таком отпуске влияет на стаж сотрудника;
  • на дни временной трудоспособности, приходящиеся на время отпуска без сохранения зарплаты, не начисляется пособие;
  • работодатель не обязан выплачивать премии и иные виды стимулирующих выплат в период отпуска «за свой счет».

 

По сути, все случаи отпуска без сохранения заработной платы можно разделить на две категории: обязательные для предоставления работодателем и необязательные.

Работодатель может, но не обязан предоставлять неоплачиваемый отпуск работнику по семейным обстоятельствам или по другим уважительным причинам: например, в связи с внезапным отъездом, необходимостью оформления важных документов и т. д.

В этом случае продолжительность периода отсутствия сотрудника на рабочем месте определяется соглашением сторон.

Работодатель обязан предоставлять неоплачиваемый отпуск установленной законом продолжительности следующим категориям работников:

  • работающим пенсионерам (ст. 128 ТК РФ, до 14 дней в году);
  • участникам Великой Отечественной войны (ст. 128 ТК РФ, до 35 дней в году);
  • инвалидам (ст. 128 ТК РФ, до 60 дней в году);
  • родителям или супругам военнослужащих, сотрудников ОВД, таможни и некоторых других государственных органов и учреждений, погибших во время службы или по причине связанных с ней заболеваний (ст. 128 ТК РФ, до 14 дней в году);
  • одному из родителей ребенка до 16 лет, работающему в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях (ст. 319 ТК РФ, 1 день в месяц).

 

Продолжительность взятого «за свой счет» отпуска работника считается в календарных днях.

Закон обязывает предоставлять отпуск без сохранения зарплаты всем сотрудникам в связи с определенными событиями в жизни:

  • рождением ребенка;
  • регистрацией брака;
  • смертью близких родственников;
  • поступлением в вуз;
  • совмещением работы с получением высшего или среднего профессионального образования (для сдачи экзаменов, прохождения аттестации);
  • поездкой к месту использования отпуска и обратно (для лиц, работающих на Крайнем Севере).

 

Как оформить неоплачиваемый отпуск работника?

Для оформления отпуска за свой счет работник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением, в котором прописывается желаемая продолжительность отпуска и причина, по которой его следует предоставить.

Без такого заявления работодатель не имеет права издать приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска работнику (апелляционное определение Ростовского областного суда по делу от 14 августа 2014 г. № 33-10999/2014)

После издания приказа нужно ознакомить с ним сотрудника.

Досрочно прекратить такой отпуск можно только по взаимному соглашению сторон, отзывать сотрудника запрещается.

Вопрос о том, следует ли включать время неоплачиваемого отпуска в рабочий год, используемый для расчета стажа при определении права на ежегодный оплачиваемый отпуск, волнует многих кадровиков. Согласно части первой статьи 121 ТК РФ, время предоставленных сотруднику отпусков без сохранения зарплаты включается в стаж при условии, что их общая продолжительность не превышает 14 дней в течение рабочего года.

Если при подсчетах выясняется, что с момента начала рабочего года сотрудник больше двух недель провел в неоплачиваемом отпуске, окончание рабочего года смещается на количество дней, вышедших за рамки нормы.

 

Оплачивать ли больничный ушедшему в неоплачиваемый отпуск работнику?

От болезней не застрахован никто, и сотрудник, оформивший отпуск «за свой счет», до момента возвращения на работу может заболеть. Как в этом случае следует поступать работодателю? Поскольку на период неоплачиваемого отпуска работнику пособие по временной нетрудоспособности не назначается (ч. 1 ст. 9 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ), нужно уведомить его о необходимости оформить больничный со следующего за окончанием отпуска дня (п. 22 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). Если работник к этому моменту уже успел получить листок нетрудоспособности с первого дня болезни, приходящегося на период отпуска, попросите его оформить дубликат, в котором лечащий врач укажет нужную дату. В противном случае документ будет считаться выданным с нарушениями, и работодатель вправе не выплачивать по нему пособие.