Сотрудник перестал выходить на работу. Как уволить, если связаться с ним невозможно?

Question_05

Если увольняете сотрудника, который не появляется на работе несколько месяцев, нельзя игнорировать процедурные формальности. Он может оспорить увольнение из-за того, что кадровик не отмечал в табеле дни отсутствия, составлял акты о неявках на работу «для галочки», не запросил объяснения и т. д. В этой статье – работающий алгоритм, как правильно оформить все документы, чтобы уволить прогульщика без ошибок. 

Письменно зафиксируйте неявку

Подтвердить, что работник прогуливал, помогут докладные и служебные записки непосредственного руководителя, данные электронной системы учета рабочего времени, жалобы посетителей и контрагентов, что сотрудника не было на работе. Но прежде всего суд проверит, правильно ли оформили табель учета рабочего времени и акты об отсутствии на рабочем месте.

Когда работодатель представляет табель с отметкой о работе в день прогула без каких-либо корректировок, суды признают увольнение незаконным (кассационное определение Верховного суда Республики Карелия от 16 декабря 2011 г. № 33-3751/2011).

Табель учета рабочего времени. Отразите, что сотрудник не выходит на работу (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). Если применяете унифицированную форму № Т-12 или № Т-13, укажите буквенный код «НН» или цифровой «30» (неявка по невыясненным причинам). Отметку ставьте с первого дня, когда сотрудник не появился на работе. Если он покинул рабочее место в течение дня, то за этот день укажите в табеле количество отработанных часов и проставьте код «Я» или «01».

Код «НН» или «30» проставляйте, пока не выявите неуважительные причины отсутствия. Потом замените его на код прогула – «ПР» или «24». Зачеркните код «НН» или «30» и сверху напишите «ПР» или «24». Внесите дату исправления, проставьте подписи лиц, составивших табель, укажите их фамилии и инициалы (ч. 7 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Есть и другой способ – составьте корректирующий табель на работника и проставьте в нем в дни отсутствия код «ПР» или «24».

Акты об отсутствии на рабочем месте. Унифицированной формы документа нет, его составляют в произвольном виде (образец ниже). В акте отражают:
– место и время составления;
– Ф.И.О. и должность работника;
– дату и время отсутствия на работе;
– Ф.И.О. и должности свидетелей, подписывающих акт.

 
ВНИМАНИЕ!

Желательно, чтобы акт заверили как минимум трое сотрудников. Однако его не должны подписывать лица, которые не были свидетелями прогула. Кроме того, акт нельзя составлять задним числом. Если эти обстоятельства выявят в суде, то одно из важнейших доказательств потеряет силу. Так, в одном деле суд восстановил сотрудницу на работе, потому что свидетели признали, что иногда подписывали акты задним числом, дали противоречивые показания о времени, месте и обстоятельствах их составления (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 22 ноября 2016 г. № 33-21149/2016).

Закон не уточняет, как часто составлять акт об отсутствии на рабочем месте, если сотрудник не выходит на работу длительное время. Многие кадровики составляют один акт в конце месяца и указывают в нем, что сотрудника не было в течение этого периода. В целом это допустимо, но если другие доказательства не внушают доверия, то такой акт вызовет у суда сомнения. Работодателю будет сложно доказать, что все свидетели постоянно присутствовали на работе в период, указанный в акте, и что они помнят каждый день месяца. Если акты составляли не ежедневно, а в других документах, например служебных записках, есть ошибки, то суд может признать, что прогула не было (апелляционное определение Оренбургского областного суда от 19 августа 2014 г. по делу № 33-4725/2014, определение Санкт-Петербургского городского суда от 21 августа 2013 г. № 33-13317). Поэтому безопаснее составлять такие акты ежедневно.

Запросите объяснения у работника

Если не запросить объяснения о причинах неявки, законно уволить сотрудника не получится (ч. первая ст. 193 ТК РФ). При длящемся прогуле лично вручить работнику запрос (образец ниже), как правило, невозможно. Поэтому отправьте его ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу, указанному в договоре. Если известно несколько адресов – отправьте запрос по всем. Один экземпляр описи остается у отправителя, поэтому вы сможете подтвердить, что отправили именно запрос объяснений.

У сотрудника есть два рабочих дня, чтобы объяснить причины прогула. Срок исчисляйте с даты, когда работник получил письмо. Ее он проставит в уведомлении о вручении. Подпись сотрудника в этом документе докажет, что работодатель ознакомил его с запросом объяснений.

Если сотрудник не представил объяснения, это не мешает его уволить. Когда истекут два рабочих дня после получения работником письма, составьте акт, что он не представил объяснения (ч. первая, вторая ст. 193 ТК РФ). Напишите в нем, каким способом запросили объяснения, укажите даты отправки и доставки письма, а также получения уведомления о вручении.

Когда работник не получил письмо, двухдневный срок считайте с момента, когда почта отправила его обратно работодателю с отметкой о невозможности вручить. Суды встают на сторону компании, если есть доказательства, что сотрудник уклонялся от получения письма (апелляционные определения Свердловского областного суда от 26 мая 2016 г. по делу № 33-8639/2016, Московского городского суда от 24 апреля 2017 г. по делу № 33-14979/2017).

В основании приказа об увольнении перечислите реквизиты всех актов об отсутствии на рабочем месте, докладных записок, запросов объяснений, актов об отказе представить письменные объяснения и т. д.

Чтобы подстраховаться, дополнительно направьте работнику телеграмму, попытайтесь связаться с ним по телефону, отправьте СМС или сообщение по электронной почте. Но учитывайте, что эти варианты связи можно использовать лишь как дополнительные. Если работодатель не запросил объяснения письменно, суд вынесет решение в пользу сотрудника (апелляционное определение Московского городского суда от 20 октября 2016 г. по делу № 33-42003/2016).

Оформите увольнение

После того как вы получили у сотрудника объяснения или составили акт о том, что он их не представил, издайте приказ об увольнении за прогул (образец ниже), внесите записи в трудовую книжку и личную карточку. В целом процедура стандартная, но есть несколько особенностей, связанных с длящимся характером нарушения.

Срок, в течение которого можно уволить за прогул. Расстаться с сотрудником можно в течение месяца с даты обнаружения прогула (ч. третья, четвертая ст. 193 ТК РФ). В настоящее время сложилась устойчивая судебная практика, согласно которой днем обнаружения длящегося прогула считают дату, когда работодатель выяснил, почему сотрудник не выходит на работу (апелляционные определения Московского городского суда от 28 июня 2017 г. по делу № 33-8462/2017, Красноярского краевого суда от 28 июня 2017 г. по делу № 33-7463/2017).

Дата увольнения. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы, кроме случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялась должность. При длящемся прогуле днем увольнения признают последний день работы, предшествовавший прогулу (письмо Роструда от 11 июля 2006 г. № 1074-6-1, апелляционное определение Пермского краевого суда от 27 августа 2014 г. по делу № 33-7625).

Ознакомление работника с приказом и выдача трудовой книжки. По общему правилу, работодатель должен в течение трех рабочих дней довести до сотрудника приказ об увольнении под подпись. Поскольку при длящемся прогуле этого сделать нельзя, напишите на приказе, что работника невозможно с ним ознакомить (ч. вторая ст. 84.1 ТК РФ).

Отправьте сотруднику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или согласиться, чтобы ее отправили по почте. По письменному запросу работника выдайте трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ).

Если прогульщику причитаются какие-то выплаты, выдайте их не позднее следующего дня после того, как уволенный потребует его рассчитать. Если переводите зарплату на банковскую карту, перечислите средства в день увольнения сотрудника (ч. первая ст. 140 ТК РФ).

Нормативная база

Документ Поможет вам
Части первая, вторая ст. 193 ТК РФ Узнать, что при длящемся прогуле работодатель не освобождается от обязанности запросить у сотрудника объяснение
Часть третья ст. 84.1 ТК РФ, письмо Роструда от 11 июля 2006 г. № 1074-6-1 Выяснить, что датой увольнения при длящемся прогуле признают последний день работы, который предшествовал прогулу
 

Важные выводы

1. Фиксируйте каждый день, когда прогульщика не было на работе, в табеле учета рабочего времени и в актах об отсутствии на рабочем месте.

2. Запросите у работника объяснения по почте. Используйте для этого ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

3. Издайте приказ об увольнении в течение месяца со дня, когда установили причину, по которой сотрудник не выходит на работу.