Скачать проверочные листы

Копии паспортов и дипломов храните в личных делах только с письменного согласия работника

Копии паспортов и дипломов храните в личных делах только с письменного согласия работника

Для коммерческих компаний нет обязательных требований к содержанию личных дел. Закон не устанавливает перечень документов, которые можно или нельзя хранить. Однако в личном деле нельзя хранить документы, которые не нужны для исполнения трудового договора или прямых обязанностей работодателя. Исключение – случаи, когда работник дал письменное согласие на хранение таких «ненужных» документов. Однако отдельные инспекторы или суды могут счесть обработку паспортов, свидетельств и дипломов избыточной, даже если есть согласие сотрудника. Практика спорная, но она есть (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 № 15АП-16132/13, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 и др.). Таким образом, оставлять ли копии в личных делах, решать вам, но будьте готовы обосновать, для чего они вам нужны, и предъявить письменное согласие работника.