Организовать медосмотры нужно так, чтобы и закон соблюсти, и сотрудникам не создать лишних сложностей. Основу процесса задают Приказ Минздрава № 29н и нормы ТК РФ.
Шаг 1. Определите, кто подлежит осмотру
Сначала выясните, для каких должностей или видов работ закон требует медосмотр. Ориентируйтесь на результаты специальной оценки условий труда (СОУТ), а также на перечни вредных факторов и работ из совместного приказа Минтруда и Минздрава № 988н/1420н. Например, это работники во вредных условиях, водители, сотрудники пищевой промышленности, детских или медицинских учреждений.
На этом этапе полезно составить общий перечень профессий и должностей, для которых осмотр обязателен.
Шаг 2. Распределите ответственность внутри компании
Юридически за организацию отвечает работодатель, но внутри компании задачи лучше чётко распределить. Издайте приказ, где назначите ответственных:
- Специалист по охране труда — определяет основания для осмотров, формирует и актуализирует перечни, участвует в выборе медорганизации, контролирует сроки и анализирует итоговые документы.
- Кадровик — организует «трафик»: выдаёт направления, собирает подписи, контролирует явку, ведёт учёт документов в личных делах, оформляет допуск или отстранение по итогам.
- Руководители подразделений — помогают подтвердить списки сотрудников и обеспечивают их явку.
Также можно выпустить локальный регламент, где прописать весь процесс: кто за что отвечает, как формируются списки, как хранятся документы.
Шаг 3. Выберите медицинскую организацию
Заключите договор с клиникой, у которой есть лицензия на проведение именно предварительных и периодических медосмотров, а также на экспертизу профпригодности. При выборе согласуйте условия: сроки, объём обследований, формат (в поликлинике или выездной).
Важное условие: в медорганизации для проведения осмотра должна быть сформирована постоянно действующая врачебная комиссия. В её состав обязательно входит врач-профпатолог, а также другие специалисты, прошедшие повышение квалификации по профпатологии.
Шаг 4. Составьте поименные списки
На основе утверждённого перечня сформируйте поименные списки работников, которые подлежат осмотру (особенно актуально для периодических). В списке укажите: ФИО, должность, стаж работы в этой должности, название структурного подразделения (если есть), вид работ или вредные факторы.
Сроки: поименные списки нужно направить в медорганизацию не позднее чем за 2 месяца до даты начала периодического осмотра.
Шаг 5. Согласуйте график
После получения списков медицинская организация в срок не позднее 10 рабочих дней (но не позднее чем за 14 рабочих дней до начала осмотра) составляет календарный план проведения осмотров. Этот план нужно согласовать с работодателем.
Шаг 6. Ознакомьте сотрудников и выдайте направления
Минимум за 10 дней до начала медкомиссии ознакомьте персонал с распоряжением под подпись. Затем оформите направление на медосмотр для каждого работника. Выдайте его под подпись. В направлении укажите: наименование работодателя, должность, вредные факторы.
Нюанс: при оформлении направления для работника во вредных условиях теперь обязательно указывать СНИЛС, а реквизиты полиса ОМС вносить необязательно (сотрудник всё равно должен предъявить его в клинике).
Шаг 7. Проконтролируйте прохождение
Следите, чтобы сотрудники прошли все назначенные обследования. Если кто-то не явился — выясните причину и решите вопрос (например, перенесите дату или примите меры, чтобы человек не был допущен к работе без заключения).
Шаг 8. Получите и проанализируйте результаты
По итогам медорганизация оформляет медицинские заключения. Работодатель получает их и анализирует. На основе заключений принимайте решения: допустить сотрудника к работе, временно перевести, отстранить.
Если в ходе периодического осмотра врач-психиатр выявит признаки психического расстройства, он направит работника на обязательное психиатрическое освидетельствование.
Для работников, занятых во вредных условиях труда, есть особая норма: первый периодический осмотр в центре профпатологии проводится при стаже 5 лет, а последующие — раз в пять лет.