Речь идёт о статье 214 ТК РФ (ранее это требование содержалось в ст. 212). В ней сказано: работодатель обязан обеспечить наличие комплекта нормативных правовых актов, которые содержат требования охраны труда — и сделать это с учётом специфики своей деятельности.
Что это значит на практике?
- Нет жёсткого списка для всех. Нельзя сказать: «Вот 10 документов, и у вас они все должны лежать». Состав комплекта зависит от того, чем именно занимается компания, какие у неё процессы, есть ли вредные или опасные условия труда. Например, если в офисе нет производства, вам не нужны инструкции по работе со станками.
- Работодатель сам формирует перечень. На основе анализа своей деятельности компания определяет, какие именно нормативные акты (федеральные законы, постановления Правительства, приказы Минтруда, отраслевые правила) к ней применимы, и закрепляет этот список — например, в виде реестра.
- Важен доступ работников. Мало просто иметь документы. Работодатель также обязан обеспечить доступ сотрудников к актуальным редакциям этих актов.
А что с локальными актами (ЛНА)? Иногда эту обязанность путают с требованием иметь набор внутренних документов (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т.п.). Здесь правило другое: закон не устанавливает единого обязательного перечня ЛНА для всех. Но если конкретный вопрос (режим работы, оплата, охрана труда) по закону должен быть урегулирован, а в трудовом договоре это не прописано, работодатель обязан принять соответствующий ЛНА. При этом есть исключение: микропредприятия вправе частично или полностью отказаться от отдельных ЛНА, включив нужные условия прямо в трудовые договоры (на основе типовой формы).
Перечень основных документов для любого предприятия
Список документов, которые действительно нужны практически любому предприятию — независимо от сферы. Это разумеется только фундамент. Если у вас специфичное производство (химия, стройка, высотные работы), список придётся серьёзно дополнить.
1. Организационно-правовые и кадровые
- Устав и другие учредительные документы — основа правового статуса компании.
- Приказы о назначении руководителя (решение единственного участника, протокол собрания).
- Трудовые договоры с сотрудниками (в двух экземплярах, с обязательными условиями по ст. 57 ТК РФ). При изменениях — дополнительные соглашения.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — регламентируют режим работы, права и обязанности, порядок приёма и увольнения, меры поощрения и взыскания.
- Штатное расписание — фиксирует структуру, должности, численность и оклады.
- График отпусков — утверждается ежегодно за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ).
- Табель учёта рабочего времени — нужен для корректного расчёта зарплаты (ст. 91 ТК РФ).
- Положение об оплате труда и премировании — если условия оплаты не прописаны в ПВТР (ст. 135 ТК РФ).
- Положение о работе с персональными данными — фиксирует правила обработки данных сотрудников (ст. 86 ТК РФ, ФЗ-152). Важно: помимо положения, у каждого сотрудника должно быть письменное согласие на обработку его данных.
- Приказы по ключевым вопросам: о назначении ответственных (за охрану труда, за обработку персданных), об утверждении локальных актов, о приёме/увольнении/переводе.
2. По охране труда
- Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) — определяет общий подход к безопасности в компании (ст. 217 ТК РФ).
- Инструкции по охране труда — разрабатываются для каждой должности, профессии или вида работ с учётом конкретных условий.
- Программы инструктажей (вводного, первичного на рабочем месте).
- Журналы регистрации инструктажей (с обязательными графами: дата, ФИО, вид инструктажа, подписи).
- Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ): приказ о проведении, приказ о комиссии, отчёт, карты СОУТ на рабочие места, сводная ведомость, декларация (при классах 1 или 2).
- Документы по оценке профессиональных рисков: положение (методика), реестр опасностей, карты рисков с мерами снижения.
- Приказы о назначении ответственных (за охрану труда, за электрохозяйство, за противопожарный режим и т.п.).
- Документы по СИЗ: перечень профессий с нормами выдачи, личные карточки учёта выдачи, сертификаты/декларации соответствия.
- Документы по медосмотрам (если они обязательны для некоторых категорий): список контингентов, поимённые списки, направления, заключения.
- Документы по обучению и проверке знаний: программы обучения, протоколы комиссий, удостоверения (где предусмотрены).
- Документы по расследованию несчастных случаев (акты, журнал регистрации).
3. Другие важные
- Номенклатура дел — список всех документов компании с указанием сроков и мест хранения (регулируется ФЗ «Об архивном деле» и приказами Росархива).
- Документы воинского учёта — если в штате есть военнообязанные.
- Расчётные листки — работодатель обязан выдавать их при выплате зарплаты (ст. 136 ТК РФ). Форму листка компания разрабатывает сама и утверждает приказом.