График отпусков — это документ, в котором работодатель заранее распределяет, кто и когда пойдёт в ежегодный оплачиваемый отпуск в течение года. Его цель — упорядочить процесс: спланировать работу подразделений, чтобы уход ключевых сотрудников не нарушил процессы, и зафиксировать очерёдность отдыха.
Обязателен ли он?
Да, по статье 123 ТК РФ работодатель обязан составлять такой график. Но есть исключение: микропредприятия и некоторые некоммерческие организации, которые полностью или частично отказались от локальных нормативных актов, могут заменить график письменным соглашением между работодателем и работником (например, прописать условия в трудовом договоре).
Когда утверждать?
Утвердить график нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года. Например, график на 2027 год надо утвердить не позднее 17 декабря 2026 года. За нарушение этого срока возможна административная ответственность.
По какой форме составлять?
Строгой обязательной формы нет. На практике часто используют унифицированную форму № Т-7. Но работодатель вправе разработать собственный бланк — например, добавить нужные графы (для подписи об ознакомлении, реквизитов уведомления). Такую форму нужно закрепить приказом или в учётной политике.
Что включать в график?
- Сведения о работодателе (наименование, ОКПО для организаций).
- Структурные подразделения (названия отделов).
- Данные о сотрудниках (ФИО, табельные номера, должности).
- Информацию об отпусках: запланированные даты начала, количество дней. Если отпуск делится на части, указывают дату начала и длительность каждой (при этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней — ст. 125 ТК РФ).
- Неиспользованные дни из прошлых периодов — их тоже нужно включить.
- В специальные графы (если форма позволяет) вносят данные о фактической дате начала отпуска, переносе (с реквизитами приказа) и примечания.
В график вносят только ежегодные оплачиваемые отпуска (основной, дополнительные — за вредность, ненормированный день и т.п.). Отпуска без сохранения зарплаты и учебные отпуска не планируют заранее — их предоставляют по заявлению сотрудника.
Как учитывать пожелания сотрудников?
В общем случае работодатель сам определяет очерёдность. Но есть категории работников, которым закон гарантирует право взять отпуск в удобное для них время. При составлении графика их пожелания нужно учитывать обязательно. К таким категориям относятся, например: несовершеннолетние, многодетные родители, родители детей-инвалидов, совместители, супруги военнослужащих, мобилизованные и контрактники после возвращения со службы, женщины перед или после отпуска по беременности и родам.
Как согласовать и утвердить?
Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, перед утверждением нужно учесть его мнение в порядке статьи 372 ТК РФ. Затем руководитель утверждает график.
Обязательно ознакомьте всех сотрудников с утверждённым графиком под подпись. Можно предусмотреть графу для подписей прямо в документе или составить отдельный лист ознакомления.
Что ещё важно знать?
- Утверждённый график обязателен и для работодателя, и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Отступить от него можно только по соглашению сторон или в случаях, прямо предусмотренных законом (например, перенос из-за болезни, отзыв из отпуска с согласия работника).
- О времени начала отпуска по графику работодатель обязан письменно предупредить сотрудника не позднее чем за две недели до его начала.
- Если в компанию приняли нового сотрудника после утверждения графика, его нужно включить в документ — для этого вносят дополнения с соблюдением общей процедуры утверждения.
- График действует только в пределах одного календарного года — на следующий период разрабатывается новый