Закон (ст. 244 ТК РФ) требует, чтобы условия соблюдались одновременно.
- Совершеннолетие. Работнику должно исполниться 18 лет. Заключать такой договор с несовершеннолетним нельзя — он будет юридически ничтожен.
- Работа с ценностями. Трудовая функция сотрудника должна напрямую связана с обслуживанием, использованием, хранением, обработкой, перевозкой или иной работой с денежными, товарными или иными материальными ценностями работодателя. Например: кассир, кладовщик, продавец, экспедитор.
- Должность или работа в перечне. Конкретная должность работника или вид выполняемой им работы должен быть включён в специальный перечень. Сейчас действует перечень из Приказа Минтруда России от 16.04.2025 № 251н. Если должности в перечне нет, договор о полной материальной ответственности заключить нельзя — даже если сотрудник фактически имеет доступ к ценностям.
Следует учитывать:
- Добровольность. По общему правилу договор — это соглашение сторон. Но есть нюанс: если при приёме на работу сотруднику заранее объяснили, что должность предполагает полную материальную ответственность и необходимость подписать такой договор, а он отказался — это можно расценить как неисполнение трудовых обязанностей. В такой ситуации работодатель вправе применить дисциплинарные меры. Если же необходимость в договоре возникла уже после трудоустройства (например, после изменения функционала), нужно действовать по правилам ст. 74 ТК РФ: предложить перевод, а при отказе — уволить.
- Виды договоров. Бывает индивидуальная полная материальная ответственность (с одним работником) и коллективная (бригадная) — когда несколько человек совместно работают с ценностями и невозможно чётко выделить вину каждого. Для коллективной ответственности в договоре нужно прописать всех членов бригады, порядок включения новых сотрудников и исключения старых.
- Письменная форма. Договор обязательно заключается в письменной форме (в двух экземплярах — по одному каждой стороне). Сейчас допускается и электронный формат, если в компании внедрён КЭДО.
- Не только договор. Сам по себе подписанный договор не гарантирует взыскание. Работодатель обязан создать реальные условия для сохранности имущества: наладить учёт, разграничить доступ, оформить передачу ценностей конкретному сотруднику. Если условий для сохранности не было (например, на складе нет учёта), в споре суд может встать на сторону работника.
- Особые случаи. Для некоторых категорий (заместители руководителя, главный бухгалтер) отдельный договор о полной материальной ответственности заключать не обязательно — достаточно прописать соответствующее условие прямо в трудовом договоре. А вот с руководителем организации отдельный договор вообще не нужен: он несёт полную материальную ответственность в силу закона (ст. 277 ТК РФ).