Оформлять совместителя нужно чуть иначе, чем основного сотрудника. Есть два вида — внутреннее (тот же работодатель) и внешнее (другой работодатель). В целом процедура похожа, но есть нюансы.
Шаг 1. Проверьте ограничения
Прежде чем заключать договор, убедитесь, что нет законных запретов. Нельзя принимать на работу по совместительству:
- несовершеннолетних;
- если основная и совместительская работа связаны с вредными/опасными условиями труда одновременно (например, человек уже работает во вредных условиях, а новая должность тоже такая);
- для некоторых категорий нужно согласие основного работодателя (руководители организаций, спортсмены, тренеры).
Шаг 2. Соберите документы
- Для внешнего совместителя: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (если должность требует специальных знаний). Трудовую книжку приносить не нужно — она хранится у основного работодателя. Если работа связана с вредными или опасными условиями, может понадобиться справка с основного места работы о характере и условиях труда.
- Для внутреннего совместителя: основные документы у работодателя уже есть (сотрудник оформлялся на основную работу). Запросите только документ, подтверждающий квалификацию для новой должности, если это необходимо.
Также получите от сотрудника согласие на обработку персональных данных и ознакомьте под подпись с локальными актами, которые касаются его работы.
Шаг 3. Заключите трудовой договор
В договоре обязательно прямо укажите, что работа выполняется на условиях совместительства. При этом уточнять, внутреннее это или внешнее совместительство, не обязательно.
Пропишите и другие существенные условия:
- место работы и трудовую функцию;
- режим рабочего времени (помните: в общем случае совместитель не может работать больше 4 часов в день; но если в какой-то день он свободен от основной работы, по согласованию можно отработать полный день);
- условия оплаты труда (оклад в полном размере по штатному расписанию, но оплата начисляется пропорционально отработанному времени — или иные условия, которые согласуете);
- срок действия договора (если заключаете срочный — чётко укажите период и основание);
- характер работы (подвижной, в пути, разъездной и т.п., если применимо).
Составьте договор в двух экземплярах: один — работнику, второй — работодателю. Пусть сотрудник на вашем экземпляре напишет, что получил свой, и поставит подпись.
Шаг 4. Издайте приказ
На основании договора издайте приказ о приёме на работу. Можно использовать унифицированную форму (например, Т-1) или форму, разработанную в организации. Главное — в графе об условиях приёма чётко указать, что работник принят на условиях совместительства. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
Шаг 5. Заполните другие документы
- Личная карточка. Если вы ведёте личные карточки (например, Т-2), заполните её и на совместителя. В ней укажите вид работы — «по совместительству», оклад в полном размере и другие сведения.
- Отчётность в СФР. Сведения о приёме на работу по совместительству (и внутреннего, и внешнего) нужно подать в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения трудового договора. В графе 5 укажите специальный код типа трудового договора: 1 — договор по совместительству; 1.1 — срочный договор по совместительству на срок до 6 месяцев; 1.2 — срочный договор по совместительству на срок более 6 месяцев.
Несколько важных нюансов
- Запись в трудовой книжке. Внести запись о работе по совместительству может только основной работодатель — и только по желанию самого сотрудника. Вам как работодателю по совместительству достаточно выдать сотруднику копию приказа или справку с реквизитами приказа — на основании этого основной работодатель сделает запись.
- Отпуск. Ежегодный оплачиваемый отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если сотрудник ещё не отработал 6 месяцев на работе по совместительству, отпуск можно предоставить авансом.
- Совмещение vs совместительство. Частая ошибка: оформлять внутреннее совместительство дополнительным соглашением к основному договору. Так делать нельзя — нужен отдельный трудовой договор. Допсоглашение используют для совмещения (когда дополнительные обязанности выполняются в течение основного рабочего дня).