Скачать проверочные листы

Учет трудовой деятельности работников в электронном виде

Минтруд России в рамках программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и приоритетной программы «Повышение производительности труда и поддержка занятости» прорабатывает вопросы электронного кадрового документооборота.

   Эти комплексные вопросы затрагивают интересы и права 58 700 000 человек, работающих по найму в юридических лицах, и около 4 700 000 юридических лиц. Поэтому работа ведется с участием работодателей и профсоюзов.

Министерство прорабатывает тему электронного кадрового документооборота по нескольким направлениям, но первоочередное – подготовка законопроекта об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде.

Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка основана на имеющейся инфраструктуре и отчетности Пенсионного фонда России (ПФР). Проект предусматривает дополнение информационной системы ПФР с 2020 года данными о трудовой деятельности гражданина – например, сведениями о приеме на работу, переводах, увольнениях работника, его образовании.

В 2019 году предусматривается переходный период, когда работодатели должны будут внести изменения в локальные нормативные акты, подготовить программно-технические средства для подготовки к передаче в ПФР информации в режиме онлайн и проинформировать работников о новых положениях Трудового кодекса.

При этом срок ведения бумажных книжек не ограничивается, учитывая различия в характере трудовой деятельности, готовность работодателей и работников, их волеизъявление.

Если работник согласен на ведение сведений только в электронном виде, работодатель имеет право выдать трудовую книжку на бумажном носителе на хранение работнику и не вести ее в дальнейшем.

Преимущества предлагаемого подхода:

  1. Сохранность персональных данных в ПФР.
  2. Снижение издержек  при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации.
  3. Дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников.

По данным социологических исследований, относительно отмены бумажного формата трудовых книжек нет единой позиции.

Предпочтения работающего населения разделились поровну:

  • 49 % выступают за электронную версию трудовых книжек,
  • 51 % являются сторонниками традиционного формата.

Среди молодых работников преобладает выбор в пользу цифрового формата данных – за него выступают 60 % работников в возрасте до 35 лет.

Кадровый документооборот в электронном виде

Помимо законопроекта об электронной трудовой книжке Минтруд России ведет работу по формированию подходов и определению сроков для внедрения норм, дающих работодателю право вести кадровый документооборот в электронном виде.

С апреля 2018 года Минтруд России совместно с работодателями и профсоюзами начал эксперимент по апробации механизма ведения кадровых документов в электронной форме и взаимодействия с работниками, а также подготовку предложений по оптимизации перечня документов, которые работодатель обязан вести в соответствии с законодательством. Завершение эксперимента планируется в ноябре 2018 года. По его итогам будут подготовлены предложения и определены этапы внедрения соответствующих норм. В эксперименте принимают участие такие крупные компании, представители банковского сектора».

Также прорабатываются предложения по механизму электронного обмена данными между работодателями и инспекциями по труду (электронный надзор).

Принципы применения цифровых технологий в сфере труда

С учетом необходимости защиты прав работников и обеспечения баланса интересов сторон трудовых отношений при подготовке предложений по применению цифровых технологий в сфере труда предлагаются следующие принципы:

  • работник не должен нести расходы, связанные с ведением в организации документов только в электронном виде;
  • не должны быть снижены гарантии работников и допускаться дискриминация, то есть ограничения приема на работу в зависимости от наличия электронных устройств у гражданина.

При этом работодатель самостоятельно принимает решение, в какой форме ведутся кадровые документы, то есть ему предоставляется право, а не вводится обязанность ведения кадровых документов в электронном виде.